バックオフィスをAIで効率化
中小企業の事務を減らす仕組みづくり

請求書づくり、売上の集計、問い合わせの振り分け、提出物や入金の催促。バックオフィスの仕事は、一つひとつは小さくても、毎月必ずやってきます。事務の人を雇うほどの量ではないため、結局は社長や現場の人が、営業が終わったあとや夜の時間に片づけている。そんな会社は少なくありません。

わたしたち株式会社ねこの手カンパニーは、宮崎市でSNS⁠運用や動画制作をしながら、自分たちの事務をAI⁠で仕組みにしてきた会社です。その経験をもとに、いまは「⁠ねこの手バックオフィス⁠」⁠として、中小企業の事務の効率化をお手伝いしています。まずは、よくある事務と、仕組みにしたあとの姿を並べてみます。

人を増やす前に仕組みにする

事務が回らなくなると、まず人を増やすことを考えがちです。けれど、毎月同じ手順でくり返している作業なら、人が手を動かさなくても回る仕組みに置きかえられることがよくあります。仕組みにしておけば、担当の人が休んだり辞めたりしても、やり方ごと消えてしまう心配がありません。人を雇うのは、それでも足りない仕事が見えてからでも遅くありません。

お客様にお出しする前に、まず自分たちの事務で試しています。いまねこの手の社内で実際に動いている仕組みの中から、バックオフィスに近いものを3⁠つ紹介します。

作って終わりにしない

自動の仕組みは、作ったときより、そのあとが大切です。使っているツールの画面が変わったり、会社のルールが変わったりすると、仕組みも直す必要が出てきます。ねこの手では、止まったら直す、ルールが変わったら直す、というところまで月額の中で面倒を見ています。

バックオフィスの効率化は、いきなり全部を変えようとしないことが大切です。効果が大きく、すぐに作れるものから1⁠つずつ進めます。

まずは事務を書き出してみる

最初にやることは、毎日・毎週・毎月やっている事務を書き出すことです。「⁠誰が⁠」「⁠どのくらいの時間をかけて⁠」「⁠どんな手順で⁠」⁠やっているかがわかると、どこから仕組みにすればいいかが見えてきます。ねこの手の無料の業務診断では、画面を見せていただきながら一緒に書き出し、自動にできそうな業務と減らせる時間の見込みを「⁠業務カルテ⁠」⁠にしてお渡しします。

外に出るものは確認してから送る

お客様へのメールや請求書のように、会社の外に出るものは、最初は「⁠人が確認してから送る⁠」⁠形で動かすのが安心です。しばらく使ってみて問題がないことを確かめてから、確認の手間を少しずつ減らしていきます。

情報は必要な分だけ渡す

事務の仕組み化では、お客様の情報や会社の数字を扱います。ねこの手では、始める前に秘密保持契約を結び、扱う情報は必要な範囲だけにしぼります。個人情報を多く含む業務は、御社のアカウントの中だけで完結する形を優先して作ります。

止まったらすぐ気づけるように

自動の仕組みでいちばん困るのは、止まっていることに誰も気づかないことです。ねこの手で作る仕組みは、止まったときにこちらへ通知が来るようにしてあり、気づいたらすぐに直します。